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档案管理制度

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发表时间:2019-07-17 10:57


档案管理制度


为规范驾驶培训的各项管理工作,整理、保存具体实施过程中的各种资料,便于研究、交流、提高驾培管理水平,实施有效监督,特制定本制度。

一、档案室工作人员管理规定

()增强安全意识,每月对消防设备、防盜设备、防鼠药品进行检查,消除不安全隐患。

(二)每天下班前,由专人负责关闭电源,锁好门窗。

(三)档案室必须保持卫生清洁,严禁乱放物品,严禁明火。

(四)非档案室人员严禁进入档案室。

(五)档案管理做到存放规范有序,查找方便,确保档案资料齐全和档案内容完整。

(六)严禁涂改、伪造、丢失、损毁档案。

(七)严禁私自向社会人员提供档案信息,不准私自复印、借阅档案。

(八)遵守计算机管理规定,不准利用计算机做与工作无关的事情。

(九)严禁损坏公共财物和办公设备。

二、档案室档案管理人员工作规范

()严禁私自向社会人员提供档案内的信息。

(二)严禁私自复印档案、查阅档案。

(三)严禁涂改、伪造、损毁档案。

(四)每日下班前做好档案回库工作,清点未回库档案。

(五)提回档岗位负责本教练场业务部门使用档案的提取与归档。

(六)提档要及时,准确、不能拖拉,不得影响其他业务部门的使用。

(七)归档时要仔细认真,杜绝差错。

(八)保持档案整齐、摆放有序。

(九)归档时发现杂乱的档案或摆放错误的档案要及时整理调整。

(十)遇提取暂无法找到的档案,要主动查找,直到查清为止,不能推脱,影响其他业务部门的工作。

(十一)要及时提归档案,不拖拉、不囤积,及时上柜。

三、专人管理

()档案室单独设置,面积不小于30平方米。

(二)档案室由档案管理员专人管理。

(三)档案不得分散保存,学员的各类登记表册应齐全有效,不得丢失,未经批准,他人一律不得进入或进入后擅取资料。

(四)档案应进行定期检查核定,做到档案无霉变、无褪色、无污损、无虫蛀鼠咬,对破损褪色档案应及时修复和复制。

(五)建立档案的收进移出登记,做到数据准确,账实相符。

四、资料查阅

档案资料的现场查阅或外借查阅,必须履行经教练场场长或指定领导批准手续,做出详细登记后,方可进行。未经领导许可,外人不得擅自借阅和摘录学员的相关资料。

五、学员档案

()学员始于报名止于结业离校。建有全程和培训单元档案。

(二)报名时,收齐学员相关证件、照片,填写好申请表,做好登记造册。

(三)按照批次对每个学员在校期间的教学状况进行详细记载。每个学员的学籍档案中应包括学员的各科目考试考核情况、核发驾驶证时间等项目(《学员登记表》、《教学目志》、《培训记录》等复印件),由理论教员、实习操作教员、驾驶操作教员签字备案。

(四)具体资料有:

1、《学员登记表》及身份证复印件。

2、《教学日志》、《培训记录》。

3、其它相关资料。

六、教练车档案

()汇总统计、分车建档。

(二)具体有:

1、教练车登记(统计)表。

2、教练车申购、更新、报废等各种批准文书(原文)。

3、车历簿及购置车常规资料。

4、二级维护记录。

5、定期修理、故障修理、机件(总成件)更换等台帐资料。

6、安全行车记录。

7、其它相关资料。

七、教练员档案

()自教练证申请起至离职三年。

(二)具体资料有:

1、个人简历等。

2、身份证复印件。

3、劳动合同或者劳务合同。

4、其它相关资料。

八、安全管理档案

()以车辆安全为重点。

(二)具体资料有:

1、安全教育记录。

2、安全检查记录。

3、事故隐患排除资料及记录。

4、事故处理资料及记录。

5、其它相关资料。

九、诚信承诺档案

()以年度为单位。

(二)具体资料有:

1、学员投诉信件或口头投诉记录、电话投诉记录、电子投诉下载等。

2、教练场信誉等级评定资格证书、批文等资料。

3、管理部门教练场培训质量排行榜资料。

4、其它相关资料。

十、教学设施设备档案

()综合类建档

(二)具体资料有:

1、土地、房产、场地等固定资产购建资料。

2、多媒体、电脑、驾驶模拟器、电教板、模具等教学设备的购置、使用、检查、维护、更新、使用说明书等资料。

3、其他相关资料。

十一、来文、发文等档案

()以年度为单位。

(二)具体要求有:

1、主管机关来文、来电等。

2、上级部门来文、来电等。

3、单位发文等。

4、其它相关资料信息。


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